In vrijwel iedere organisatie worden meer en meer gegevens opgeslagen. Gegevens over bedrijfsprocessen, klanten, stakeholders of over de digitale kanalen. Vaak is deze data gefragmenteerd en weet men niet goed wat ermee gedaan kan of moet worden. De data kan echter een van de meest waardevolle bronnen binnen een organisatie zijn, mits men weet hoe de data opgeslagen en geïnterpreteerd moet worden. Wend die data daarom goed aan en houd deze 7 KPI’s bij in uw Power BI Dashboard om echt inzicht in de organisatie te krijgen.
Wil jij meer leren over Power BI? Schrijf je dan nu in voor ons gratis webinar op 7 september en zie Power BI in actie én stel live je vragen aan onze experts.
KPI’s oftewel Key Performance Indicators, ook wel op z’n Hollands Kritieke Prestatie Indicatoren, zijn belangrijke variabelen om goed in de gaten te houden. Het doel van een KPI is om in een enkele oogopslag te zien of de onderneming de gewenste of een afwijkende koers volgt. In de praktijk zal dat goed lukken met een beperkt aantal KPI’s, die worden gepresenteerd in een dashboard.
Lees ook: Update Power BI April: Twan’s top 3’
KPI’s moeten concreet en eenvoudig te begrijpen zijn, meetbaar ten opzichte van een norm of doelstelling en tot actie leiden indien nodig. Zo’n actie kan bijvoorbeeld het verzenden van een signalerings-e mail zijn.
Bedrijven verschillen van elkaar. Daarom moeten KPI’s zijn afgestemd op het soort bedrijf. In een bouwbedrijf gebeurt namelijk iets heel anders dan op een advocatenkantoor. En een bouwbedrijf dat zoveel mogelijk werk uitbesteedt, gebruikt weer andere informatie dan het bedrijf dat alle bouwwerkzaamheden zelf uitvoert. Ook moeten KPI’s zijn afgestemd op het informatieniveau binnen de organisatie. Want een CEO heeft behoefte aan andere informatie dan een operationeel manager.
Het kiezen van KPI’s is dus maatwerk. Toch hebben we hieronder 7 KPI’s benoemd die in veel gevallen belangrijk zullen zijn.
1. Omzet, brutowinst en bedrijfskosten ten opzichte van de begroting
Het meten van de omzet, de brutowinst en de bedrijfskosten kan gemakkelijk in Microsoft Power Bi. Waarschijnlijk heeft u al enige inzicht in de cijfers, maar worden ze steeds meer en meer weggestopt in te groot worden spreadsheets, verschillende software pakketten of een ouderwetse boekhouding. Met een goed ingericht dashboard binnen een Business Intelligence Tool ziet u in één oogopslag de financiële cijfers. Daarnaast kunt u ze direct vergelijken met de begroting of een verwachte omzet of winst.
Lees ook: Hoe haal je alles uit jouw data met een Business Intelligence Tool?
2. De dekking van kostprijzen t.o.v. de werkelijke kosten
Verkoopprijzen worden meestal bepaald aan de hand van integrale kostprijzen plus een winstopslag. Het is daarom belangrijk om te weten of de kosten die in de kostprijzen zijn opgenomen voldoende dekkend zijn voor de werkelijke kosten.
3. De ontwikkeling van het werkkapitaal
Het werkkapitaal geeft aan hoeveel geld wordt gebruikt voor de dagelijkse business. Het gaat meestal om liquide middelen, voorraden, kortlopende vorderingen (zoals debiteuren) en kortlopende schulden (zoals crediteuren). Het netto werkkapitaal moet positief zijn en zich positief ontwikkelen, want anders kunnen de kosten van de dagelijkse bedrijfsactiviteiten niet langer worden betaald.
4. De Klanttevredenheid als KPI
Je beste reclame is een tevreden klant. Voor deze KPI ontwikkel je een vragenlijst om de tevredenheid van je klanten te meten, bijv. in een rapportcijfer. Zelfs zaken als klanttevredenheid zijn prima te kwantificeren. Een BI tool helpt je de klanttevredenheid te benchmarken ten opzichte van het verleden of de gewenste doelstellingen.
5. Expiratie en prolongatie van contracten als KPI’s
Inzicht in aflopende contracten en de daarbij behorende omzetwaarde, helpt je om tijdig actie te ondernemen. Denk hierbij aan het in gang zetten van een proces waarbij contracten worden vervangen of verlengd. Zo voorkom je dat de business stagneert.
6. Offertes
Inzicht in het aantal uitstaande offertes en de omzetwaarde daarvan geven aan welke mogelijke omzet in de pipeline zit. Vermelding van het aantal geaccepteerde offertes laat tevens zien in welke mate uitgebrachte offertes daadwerkelijk tot opdrachten leiden.
7. Ziekteverzuim
Personeel is een schaarse en kostbare factor voor organisaties. Het percentage ziekteverzuim helpt om tijdig te signaleren hoe het gaat met het personeel en beperkt de organisatorische impact en de hoge kosten van ziekteverzuim.
Zo maar een greep uit veel voorkomende KPI’s die u kunt meten in uw Power BI dashboard. Zoals gezegd moeten KPI’s goed aansluiten bij de situatie van het bedrijf. Maar voor elke organisatie is het nodig om uit de berg aan beschikbare gegevens de juiste informatie te halen en die te aggregeren naar de KPI’s die jou helpen om je bedrijf gemakkelijker en dus beter te sturen.
Wilt u meer weten over het inrichten van een Power BI dashboard? Verzamelt u wel data, maar heeft u moeite met het inzichtelijk maken van alle gegevens? Of leert u graag meer over welke KPI’s voor u nu echt het verschil zouden kunnen maken? Vraag dan eens een vrijblijvend gesprek met ons aan of kiezs voor een Power BI Demo!
