Boekhouden? Dat doe je toch gewoon in Excel? Als kleine ondernemer lukt dat misschien nog wel. Naar mate de onderneming groeit, wordt dit steeds onoverzichtelijker en fouten zijn snel gemaakt. Tijd voor een volgende stap: tijd om de boekhouding te automatiseren!
Maar het automatiseren van je boekhouding: hoe doe je dat?
Dit begint allereerst met een goed online boekhoudsysteem. Hierin kun je al je bonnen en facturen online bewaren. Op elk moment kun je direct zien hoe jouw onderneming ervoor staat. Mariska van Splunter-de Visser geeft je de volgende 5 tips voor het automatiseren van je boekhouding waarmee je jouw administratie efficiënter bij kunt houden.
Tip 1. Scan service
Maak gebruik van een scanmodule. De meeste boekhoudsystemen bieden zelf een scanmodule aan. Echter bestaat er ook software die gekoppeld kan worden met jouw online boekhoudsysteem. Zo kun je zelf kiezen welk systeem je het prettigst vindt werken. In de basis leest een scanmodule door middel van Business Intelligence de factuur of bon en vult zelf zoveel mogelijk velden voor de boeking. Hierdoor hoef je de factuur alleen nog maar te controleren in plaats van alles handmatig over te nemen. Daarnaast worden er diverse andere mogelijkheden aangeboden. Zo kun je een autorisatieflow inrichten waarmee je werknemers facturen kunt laten goedkeuren voordat ze betaald worden. Een scanmodule is vaak gekoppeld aan een emailadres. Zo kunnen alle facturen rechtstreeks naar de scanmodule gestuurd worden. Dit scheelt een hoop uitzoekwerk en tijd. Daarnaast worden eventuele foutieve facturen tegengehouden voor betaling door de ingerichte autorisatieflow.
Tip 2. Bankkoppeling
Een koppeling tussen de bank en het boekhoudsysteem zorgt ervoor dat alle banktransacties zichtbaar worden in jouw administratie. Koppelingen zijn met de meeste Nederlandse banken mogelijk. Afhankelijk van de bank en het boekhoudsysteem kunnen de gegevens zelfs automatisch uitgewisseld worden. Hierdoor worden de handmatige acties nog meer ingeperkt. Ook in deze bankmutaties is een stukje machine learning ingebouwd. Dit houdt in dat het systeem onthoudt welke keuzes je maakt in de boekingen en hiervan ‘leert’. Zo zal het systeem na een tijdje zelf met voorstellen komen op basis van de keuzes die je eerder hebt gemaakt. Daarnaast kun je ook toewijzingsregels aanmaken voor standaard betalingen. Deze komen dan automatisch op het juiste grootboek terecht zonder enige handmatige actie.
Tip 3. Betalen vanuit het boekhoudsysteem
Zodra je bankkoppeling aanstaat, kun je ook gemakkelijk betalingen klaarzetten vanuit je boekhoudsysteem. Je selecteert de betalingen die je wilt verrichten, je kiest wanneer, en je stuurt ze met één druk op de knop naar de bank. In de bankomgeving hoef je vervolgens alleen nog te accorderen en de betaling wordt op de betreffende datum verricht. Hier kan een extra efficiëntieslag worden behaald wanneer je dit combineert met het autoriseren van facturen in de scanmodule. Je kunt namelijk instellen dat alleen goedgekeurde facturen naar boven komen als ‘te betalen’. Zo weet je zeker dat de betaling die je klaarzet, al door iemand bekeken en goedgekeurd is. Daarnaast zal het systeem de daadwerkelijke betaling die via de bankkoppeling binnenkomt ook herkennen en daardoor meteen afhandelen. Dit is dus ook geen handmatige actie meer.
Tip 4. Facturatie vanuit het boekhoudsysteem
Door te factureren vanuit het boekhoudsysteem heb je altijd meteen je omzet en debiteurensaldo inzichtelijk. Het factureren kun je ook volledig standaardiseren, waardoor je met een paar drukken op de knop een factuur hebt opgemaakt en verstuurd. Je kunt zelf kiezen of je de facturen ook direct wilt mailen of dat je toch liever alleen een pdf uit het systeem haalt. Ook zou het mogelijk zijn hierbij bijvoorbeeld een betaallink op de factuur te zetten, zodat de facturen sneller worden betaald.
Tip 5. Debiteurenbeheer
Met een softwarepakket voor debiteurenbeheer heb je niet alleen direct inzicht in je debiteurensaldo. Het saldo zal ook lager zijn. Dit pakket houdt namelijk de debiteuren voor je bij en stuurt automatisch herinneringen. Je kunt de frequentie en termijn zelf van tevoren instellen, zodat je er daarna niet meer naar om hoeft te kijken. De meeste softwarepakketten voor het debiteurenbeheer kunnen worden gekoppeld met een online boekhoudsysteem. Er zijn ook boekhoudpakketten die dit zelf aanbieden.
Kortom, er zijn vele mogelijkheden om je boekhouding zoveel mogelijk te automatiseren. Dit zijn maar 5 tips voor het automatiseren van je boekhouding. Bij Actan Adviseurs & Accountants houden wij de laatste ontwikkelingen op de voet bij. Ook implementeren we de laatste automatiseringsmogelijkheden om het voeren van de boekhouding vooral zo leuk en laagdrempelig mogelijk te houden. Daardoor houd jij tijd over om te ondernemen. Wil je meer weten over verdere mogelijkheden op het gebied van automatisering of wat wij voor jou kunnen betekenen, neem dan vooral contact met ons op!
