In alle organisaties worden meer en meer gegevens opgeslagen over het bedrijfsproces en alles wat daarmee te maken heeft. Gegevens die een waardevolle bron zijn waaruit nuttige informatie kan worden geput. Je benut die waarde als je de data goed weet aan te wenden voor het meten van de prestaties van je bedrijf. We spreken dan over KPI’s, Key Performance Indicators of op z’n Hollands: Kritische Prestatie Indicatoren.
Het doel van een KPI’s is om in een enkele oogopslag te zien of de onderneming de gewenste en een afwijkende koers volgt. In de praktijk zal dat goed lukken met een beperkt aantal KPI’s, die wordt gepresenteerd in een dashboard. KPI’s moeten concreet en eenvoudig te begrijpen zijn, meetbaar ten opzichte van een norm of doelstelling en tot actie leiden als dat nodig is. Zo’n actie kan bijvoorbeeld zijn het verzenden van een signalerings-email.
Bedrijven verschillen van elkaar. Daarom moeten KPI’s zijn afgestemd op het soort bedrijf. In een bouwbedrijf gebeurt namelijk iets heel anders dan op een advocatenkantoor. En een bouwbedrijf dat zoveel mogelijk werk uitbesteedt, gebruikt weer andere informatie dan het bedrijf dat alle bouwwerkzaamheden zelf uitvoert. Ook moeten KPI’s zijn afgestemd op het informatieniveau binnen de organisatie. Want een CEO heeft behoefte aan andere informatie dan een operationeel manager.
Het kiezen van KPI’s is dus maatwerk. Toch hebben we hieronder 7 KPI’s benoemd die in veel gevallen belangrijk zullen zijn.
Omzet, brutowinst en bedrijfskosten ten opzichte van de begroting
Deze basis-KPI laat zien hoe het bedrijf scoort ten opzichte van de begroting.
Dekking kostprijzen t.o.v. werkelijke kosten
Verkoopprijzen worden meestal bepaald aan de hand van integrale kostprijzen plus een winstopslag. Het is daarom belangrijk om te weten of de kosten die in de kostprijzen zijn opgenomen voldoende dekkend zijn voor de werkelijke kosten.
Ontwikkeling werkkapitaal
Het werkkapitaal geeft aan hoeveel geld wordt gebruikt voor de dagelijkse business. Het gaat meestal om liquide middelen, voorraden, kortlopende vorderingen (zoals debiteuren) en kortlopende schulden (zoals crediteuren). Het netto werkkapitaal moet positief zijn en zich positief ontwikkelen, want anders kunnen de kosten van de dagelijkse bedrijfsactiviteiten niet meer worden betaald.
Klanttevredenheid
Je beste reclame is een tevreden klant. Voor deze KPI ontwikkel je een vragenlijst om de tevredenheid van je klanten te meten, bijv. in een rapportcijfer.
Expiratie en prolongatie van contracten
Inzicht in aflopende contracten en de omzetwaarde daarvan helpt om tijdig actie te ondernemen om contracten te verlengen of te vervangen, om te voorkomen dat de business onverwacht stagneert.
Offertes
Inzicht in het aantal uitstaande offertes en de omzetwaarde daarvan geven aan welke mogelijke omzet in de pipeline zit. Vermelding van het aantal geaccepteerde offertes laat tevens zien in welke mate uitgebrachte offertes daadwerkelijk tot opdrachten leiden.
Ziekteverzuim
Personeel is een schaarse en kostbare factor voor organisaties. Het percentage ziekteverzuim helpt om tijdig te signaleren hoe het gaat met het personeel en beperkt de organisatorische impact en de hoge kosten van ziekteverzuim.
Zo maar een greep uit veel voorkomende KPI’s. Zoals gezegd moeten KPI’s goed aansluiten bij de situatie van het bedrijf. Maar voor elke organisatie is het nodig om uit de berg aan beschikbare gegevens de juiste informatie te halen en die te aggregeren naar de KPI’s die jou helpen om je bedrijf gemakkelijker en dus beter te sturen.
Wil jij meer informatie hierover, dan nodig ik je graag uit voor een persoonlijk gesprek.
Je kunt mij bereiken via joost@twine.nl of 06-278 70 242.
Joost van den Bos