Wie de winkel van Smits Traiteur binnenstapt, ziet prachtige vitrines vol aanlokkelijke verse maaltijden, salades, soepen en heerlijke desserts. Eigenaar Dirk Jan Smits vertelt: “Onze familie zit sinds 1885 in groenten en fruit, te beginnen met mijn overgrootvader. Mijn vrouw en ik hebben deze winkel in 1996 overgenomen. Rond die periode maakten we ook de omslag van het ‘standaard’ assortiment naar een assortiment met veel kant en klare producten. Inmiddels is Smits Traiteur vanuit de winkel aan de Kruisweg in Hoofddorp uitgegroeid tot een bekende traiteur voor zowel particulieren als bedrijven in Hoofddorp en omgeving.”
Smits Traiteur is al jarenlang klant bij Actan. Gerina Kaashoek is contactpersoon van Dirk-Jan en Lydia Smits als het gaat om de financiële administratie. Op het moment dat besloten werd te kijken hoe de financiële procedures binnen de onderneming verbeterd en processen efficiënter ingericht kunnen worden, was het voor Gerina niet meer dan logisch om Maarten Wels – onze Actan Online specialist – in te schakelen.
Waar we vandaan komen
Bij Smits Traiteur werden facturen in de Office omgeving gemaakt en vervolgens drie keer geprint. Eén exemplaar werd per post verzonden naar de debiteur, één exemplaar was bestemd voor ons als hun accountant en één exemplaar voor in de eigen administratie. Zodra wij de factuur ontvingen, zorgden we dat er een digitale versie van gemaakt werd via onze scan- en herkensoftware. Vervolgens werd de factuur in de financiële administratie verwerkt.
Een langdurig proces waarbij er onvoldoende inzicht was in de (actuele) debiteurenpositie én het risico op oninbare debiteuren groot was. Maarten was ervan overtuigd: “Hier liggen voldoende kansen. We gaan voor ‘Actan Online’!”
Actan Online
Het opstarten van Actan Online is best even spannend. Zeker als je kijkt waar je vandaan komt. En toch gingen Dirk-Jan en Lydia mee in deze manier van werken!
Maarten is aan de slag gegaan en heeft voor Smits Traiteur het facturatieproces ingericht in Exact Online. Met deze software is het eenvoudig om snel en digitaal te factureren. Deze manier van factureren zorgt voor een directe toestroom van facturen in de financiële administratie. Daardoor is je debiteurenstand snel compleet en kun je vervolgens – zonodig – ook snel reclameren. Daarnaast hoeven wíj als hun accountant geen verkoopfacturen meer te boeken aangezien deze direct in de online omgeving worden verwerkt.
Actan Online draait inmiddels al enige tijd tot volle tevredenheid bij Smits Traiteur. Het facturatieproces is aanzienlijk vereenvoudigd. Daarbij zien we dat de debiteurenstand stabiel blijft en er sneller betaald wordt. Er wordt op deze manier ook een bijdrage geleverd aan duurzaamheid: alle papieren facturen zijn verleden tijd.
Quick wins noemen we dat!
